paperless meetingPapierloos vergaderen met de iPad

De organisatie wil af van al dat papier. Duurzaamheid is het toverwoord. Maar ook meer efficiëntie, tijdsbesparing en zelfs op afstand ‘mee’ vergaderen. Als je als organisatie over wilt gaan naar papierloos vergaderen dan vergt dit wat van de procesinrichting voor management ondersteuners. Hieronder leggen we uit wat je allemaal moet doen.

Deze training is bedoelt voor managementassistenten, secretaresses en beleidsondersteuners die ervoor willen zorgen dat er vanaf morgen geen papieren stukken meer nodig zijn om effectief te kunnen vergaderen.

Duidelijke afspraken maken

WELKE AFSPRAKEN? WIE – WAT – WAAR – HOE???

  • De grote verandering in papierloos vergaderen is dat deelnemers hun vergaderstukken PDF-formaat aanbieden
  • Daarnaast is het belangrijk dat je afspreekt waar de vergaderstukken staan opgeslagen. Heeft het vergaderteam een eigen ‘map’ waarin alle vergaderingen geordend staan op datum? Hierover moet je dus in gesprek gaan en duidelijke afspraken maken.
    • waar de originele stukken staan
    • waar de becommentarieerde stukken staan
    • wie de goedgekeurde/definitieve stukken beheerd
    • wie welke bevoegdheid heeft tot de ‘map’
  • De iPad heeft niet automatisch verbinding met de kantoorserver. Je hebt dus een verbindings ‘App’ nodig die met een netwerkpad of UR – zelfs met gebruik van VPN en/of WiFi – verbinding maakt met de kantoorserver. Overleg met de ICT-afdeling hoe je dit inricht

Het plannen van een vergadering en het verzamelen van vergaderstukken veranderen niet als je over gaat op papierloos vergaderen. Wel hoe je de vergaderstukken en bijlagen beschikbaar stelt. 

TIP
Om iedereen te laten wennen aan papierloos vergaderen kun je beginnen met een pilot van een paar weken waarbij je de vergaderstukken zowel digitaal aanbiedt als op papier.

Verbinding met het netwerk

Je  iPad is geen laptop met een besturingsprogramma (zoals Windows) dat een netwerkverbinding heeft met de kantoorserver. Vergaderdocumenten die opgeslagen zijn in een overzichtelijke mappenstructuur op de server zijn dus automatisch bereikbaar vanaf de iPad.

TIP
Een WiFi-verbinding op kantoor geeft niet automatisch toegang tot de kantoorserver. Er zijn meerdere oplossingen om bij deze documenten te komen maar het is verstandig dit in overleg met de ICT-afdeling te doen, zeker in relatie tot beveiliging.

Je iPad verbinden met WiFi 

  • Ga naar de Instellingen->WiFi-> tik op het netwerk dat je wilt gebruiken
    Als er achter de naam van het netwerk een hangslotje staat betekent dit dat je een wachtwoord nodig hebt om dit netwerk te kunnen gebruiken. Op je scherm verschijnt de vraag wachtwoord.
  • Nadat je het wachtwoord hebt ingetikt verschijnt een vinkje achter het netwerk
    In het vervolg zal automatisch verbinding gemaakt worden met het draadloze WiFi-netwerk dat binnen bereik is en eerder geselecteerd is

Voorbereiden van de vergadering

Vergadervoorbereidingen bestaan uit het verzamelen van gegevens:

  • beschikbaarheid deelnemers
  • vergaderlocatie
  • agendapunten etc.

Hierin wijzigt niets. In dit stadium gebruik je de iPad nog niet.

Als je alle informatie hebt kun je de vergadering gaan plannen.

  • Je nodigt zoals je gewend bent de deelnemers uit met een vergaderverzoek (veel organisatie gebruiken hiervoor Outlook)
  • Omdat je op de iPad geen bijlagen kunt openen in je vergaderverzoek (de afspraak in de agenda) voeg je die ook niet toe
  • In het notitieveld kun je vermelden waar de documenten klaar staan of dat je de documenten als bijlage via de mail toe toestuurt

Vergaderdocumenten klaarzetten

Hoe zorg je ervoor dat vergaderstukken eenvoudig op de iPad komen te staan? Het meesturen van vergaderstukken met de vergaderuitnodiging in de Outlookagenda werkt dus niet. Vergaderstukken via outlook per mail als bijlage meesturen werkt wel. Het versturen van de vergaderstukken per mail werkt dus wel maar is alleen handig als je incidenteel een vergadering moet plannen.

Efficiënter is het om te zorgen dat alle vergaderstukken klaar staan in een ‘vergadermap’ op de kantoorserver. Als deelnemers weten waar ze de vergaderstukken kunnen vinden zijn ze zelf verantwoordelijk voor het tijdig uploaden hiervan met de iPad. Hiervoor is een ‘App’ nodig die verbinding met de server maakt of die zelf opslagruimte heeft zoals b.v. Dropbox of iCloud. De ICT-afdeling zorgt voor de installatie van de App om de verbinding tot stand te brengen

Hoe en waar worden de vergaderdocumenten opgeslagen? 

Voor je gebruik gaat maken van de iPad moet je goed nadenken op welke centrale plaats de vergaderstukken terug te vinden zijn.

TIP 1
Bij vergaderstukken moet het zo zijn dat de originele stukken op de centrale server klaar staan voor de gebruikers die de documenten vervolgens zelf downloaden naar hun iPad en van opmerkingen voorzien.
Het is heel praktisch om becommentarieerde vergaderstukken op te slaan in een aparte map

Als dit nog niet (goed) geregeld is zul je de vergaderstukken als bijlage via de mail moeten doorsturen. Via de mail op de iPad kunnen de stukken geraadpleegd worden.

TIP 2
Efficiënter is het om vergaderstukken vanuit de mail op je iPad direct in iAnnotate op te slaan. Ter voorbereiding op de vergadering kunnen alle aantekeningen en/of markeringen in de stukken aangebracht worden. In iAnnotate kun je een beperkte mappenstructuur aanbrengen zodat je snel bij de stukken kunt.

TIP 3
Kies je voor opslaan in Dropbox of iCloud? Lees de verschillen

TIP 4
Vergelijk hier de Apps die je nodig hebt voor papierloos vergaderen: iAnnotate, PDF expert, Good reader

TIP 5
De Office Apps die je nodig hebt om nieuwe documenten te maken: Pages, Numbers, Keynotes, NotesPlus

Maak jij gebruik van die handige zoekfunctie op je iPad?

  • Plaats je middelste drie vingers op het beginscherm en swipe naar beneden
  • Bovenaan verschijnt de zoekbalk waarin je opgeeft wat je zoekt
  • De zoekfunctie zoekt door alle teksten heen, de inhoud van documenten maar ook naar contactpersonen etc. Erg makkelijk voor het vinden van vergaderstukken!

Na de vergadering

Na de vergadering worden de notulen vaak uitgewerkt door het secretariaat, zij zijn meestal ook degene die zorgen voor verspreiding van de notulen en actielijsten.

  • Maak met elkaar afspraken  hoe je omgaat met de ‘oude’ vergaderbijlagen waaraan eventueel aantekeningen zijn toegevoegd zodat deze indien gewenst nog terug te zien zijn.
  • Als een document met aantekeningen wel bewaard moet worden, verplaats je deze vanaf je iPad naar de juiste map op de server. Gebruik de iPad dus niet om te archiveren.

 

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

(Required)

De volgende HTML-tags en -attributen zijn toegestaan: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Proudly powered by WordPress   Premium Style Theme by www.gopiplus.com